6 obligations à sécuriser avant votre première embauche en France

Votre structure n'a pas d'établissement en France, mais votre premier recrutement local approche : un assistant, un chargé de mission, un gestionnaire administratif. La règle de départ est simple et vaut pour tous : le salarié qui exerce son activité en France est obligatoirement affilié au régime français de sécurité sociale, quels que soient sa nationalité et son lieu de résidence, sous réserve des accords bilatéraux et des règles européennes de coordination. Six obligations structurent cette première embauche. Les voici, dans l'ordre où elles se présentent.

1. Obtenir un SIRET, même sans établissement en France

Un employeur étranger sans établissement en France doit accomplir lui-même ses obligations déclaratives et de paiement : c'est ce que prévoit l'article L243-1-2 du Code de la sécurité sociale. L'immatriculation s'effectue auprès d'un centre national unique de l'Urssaf, historiquement appelé Centre national des firmes étrangères (CNFE) et présenté aujourd'hui sous le nom de service firmes étrangères. Un formulaire d'immatriculation suffit ; la structure reçoit ensuite un numéro SIRET unique, utilisé pour tous ses échanges avec les organismes de protection sociale français.

Deux voies s'ouvrent ensuite pour déclarer la paie : la déclaration sociale nominative (DSN) chaque mois, comme tout employeur français, ou le titre firmes étrangères (TFE), un service gratuit et facultatif de l'Urssaf qui regroupe l'immatriculation, les formalités d'embauche et les déclarations sociales.

2. Déposer la DPAE dans les 8 jours qui précèdent l'embauche

La déclaration préalable à l'embauche est obligatoire pour toute embauche et doit être adressée à l'Urssaf dans les 8 jours précédant l'entrée en fonction, période d'essai comprise. Une seule déclaration regroupe cinq formalités : la déclaration d'une première embauche, la demande d'immatriculation du salarié à la sécurité sociale, l'affiliation à l'assurance chômage, l'adhésion à un service de santé au travail et la déclaration qui déclenche la visite médicale obligatoire.

En France, la conformité d'une embauche se joue avant le premier jour de travail, pas après. Au moment où votre salarié franchit la porte, l'essentiel doit déjà être déclaré.

3. Écrire le contrat et calibrer la période d'essai

Mettez le contrat par écrit, dans une langue que votre siège et votre salarié comprennent, et fixez la période d'essai dans les maxima légaux du CDI : 2 mois pour les ouvriers et employés, 3 mois pour les agents de maîtrise et techniciens, 4 mois pour les cadres. Le renouvellement n'est possible qu'une seule fois, et seulement si un accord de branche étendu l'autorise, si le contrat le prévoit et si le salarié l'accepte par écrit pendant la période initiale.

Le contrat s'inscrit par ailleurs dans une convention collective : celle qui couvre l'activité principale exercée par l'employeur. Son intitulé figurera sur le bulletin de paie et le salarié doit être informé par écrit des textes applicables dans le mois suivant l'embauche.

4, 5 et 6. Mutuelle, visite médicale, congés payés

Trois protections s'ouvrent dès la prise de poste. La complémentaire santé d'abord : tout employeur du secteur privé a l'obligation de proposer une couverture santé collective à ses salariés et d'en financer au moins 50 %, avec un panier de soins minimal.

La santé au travail ensuite : l'employeur adhère à un service de prévention et de santé au travail, et chaque nouveau salarié bénéficie d'une visite d'information et de prévention dans un délai maximal de 3 mois à compter de la prise effective du poste.

Les congés payés enfin : chaque mois de travail effectif ouvre droit à 2,5 jours ouvrables de congé, dans la limite de 30 jours ouvrables par an, soit 5 semaines, quel que soit le contrat. Intégrez ce coût et ce calendrier dès la lettre d'offre : il s'agit d'un droit du salarié, pas d'un avantage négociable.

Vos prochaines étapes

Dans l'ordre chronologique :

1. immatriculez la structure auprès du service firmes étrangères et obtenez votre SIRET ;
2. choisissez votre canal déclaratif, DSN ou TFE ;
3. déposez la DPAE dans les 8 jours précédant l'embauche ;
4. signez un contrat écrit avec une période d'essai conforme à la catégorie du poste ;
5. mettez en place la mutuelle et planifiez la visite médicale dans les 3 mois ;
6. paramétrez les compteurs de congés payés dès le premier bulletin.

Une première embauche en France se réussit avec de la méthode plus qu'avec des moyens : c'est un parcours qu'OMAC Consulting sécurise régulièrement pour des ambassades, des organisations internationales et des bureaux de représentation, en anglais comme en français.

Ces informations sont générales et ne constituent pas un conseil juridique.